De aanvragen van uw kantoor automatiseren zonder er één te verliezen

Een verkoper vult op zondagavond uw schattingsformulier in. De website toont “Bedankt, we nemen contact met u op”. Het bericht vertrekt per e-mail naar de mailbox van het kantoor. Mislukt de verzending, dan weet niemand het: de verkoper niet, en u ook niet.

Wat ons overkwam

Op onze eigen website is de verzending van de e-mails van het formulier al eens uitgevallen. Het formulier werkte; de verzenddienst erachter lag stil. Zolang een aanvraag alleen als e-mail bestaat, volstaat een storing bij de verzending om ze te laten verdwijnen.

We hebben daarom de volgorde van de stappen herzien. Elke aanvraag wordt eerst in een database opgeslagen, daarna vertrekt de e-mail. Mislukt de verzending, dan blijft de aanvraag leesbaar op een beheerpagina. En is de database onbereikbaar, dan vertrekt de e-mail toch: het ene blokkeert nooit het andere.

Wat het automatiseren waard is

• Het opslaan van elke aanvraag, voor elke verzending.
• De ontvangstbevestiging aan de verkoper, met de aangekondigde reactietijd.
• De toewijzing van de aanvraag aan de juiste makelaar, volgens gemeente of type pand.
• De herinnering aan de makelaar als de aanvraag na een vaste termijn niet behandeld is.
• De herkomst van de aanvraag: Google, advertentie of sociaal netwerk, om te weten welk kanaal opdrachten oplevert.

De laatste regel vraagt de toestemming van de bezoeker zodra er een cookie of identificatie bij komt kijken. Op onze website wordt het kanaal van binnenkomst enkel met die toestemming onthouden, tijdens het bezoek, en niets wordt aan derden doorgegeven.

Wat u niet automatiseert

Het antwoord zelf. Een verkoper die de verkoop van zijn huis toevertrouwt, verwacht een persoon, geen standaardbericht. Automatisering zorgt ervoor dat die persoon de aanvraag op tijd krijgt, met de juiste gegevens, en ze niet kan vergeten.

Dat is de aanpak van onze dienst automatisering en AI: tools die elke aanvraag beschermen en tijd vrijmaken voor de relatie.

De vragen die u zich stelt voor u automatiseert

• Waar wordt elke aanvraag bewaard, en hoelang?
• Wie kan ze lezen, en met welke toegang?
• Wat gebeurt er als een tool uitvalt: wie wordt verwittigd?
• Weet de verkoper wat er met zijn gegevens gebeurt?

De contactgegevens van een verkoper en de beschrijving van zijn pand zijn persoonsgegevens. Ze automatiseren ontslaat u er niet van te weten waar ze naartoe gaan: integendeel, elke extra tool is een plaats meer om te beveiligen. Het privacybeleid van uw website moet dat duidelijk zeggen.

Een automatisering test u zoals een alarm: regelmatig, en echt. Stuur één keer per maand een testaanvraag via uw eigen formulier en ga na dat ze overal aankomt waar ze moet: in de database, in de mailbox van het kantoor, bij de betrokken makelaar. Noteer de datum van elke test. De dag dat een klant zegt nooit een antwoord gekregen te hebben, weet u of het traject werkte.

Wat een klant zegt

Wat u moet onthouden

• Een formulier dat enkel een e-mail verstuurt, kan aanvragen in stilte verliezen.
• Eerst opslaan, dan versturen, zonder dat het ene het andere blokkeert.
• Automatiseer ontvangst, toewijzing en herinneringen, niet het antwoord.
• Meet het kanaal van binnenkomst, met toestemming van de bezoeker.

Wilt u weten of uw formulier aanvragen kan verliezen? Wij testen het volledige traject, van invullen tot mailbox. Vraag een gratis audit aan of neem contact op.