Automatiser les demandes de votre agence sans en perdre une seule

Un vendeur remplit votre formulaire d'estimation un dimanche soir. Le site affiche « Merci, nous revenons vers vous ». Le message part par e-mail vers la boîte de l'agence. Si l'envoi échoue, personne ne le sait : ni le vendeur, ni vous.

Ce qui nous est arrivé

Sur notre propre site, l'envoi des e-mails du formulaire est déjà tombé en panne. Le formulaire fonctionnait ; c'est le service d'envoi, derrière lui, qui s'est arrêté. Tant qu'une demande n'existe que sous la forme d'un e-mail, une panne d'envoi suffit à la faire disparaître.

Nous avons donc revu l'ordre des opérations. Chaque demande est d'abord enregistrée dans une base de données, puis l'e-mail part. Si l'envoi échoue, la demande reste lisible dans une page d'administration. Et si la base est indisponible, l'e-mail part quand même : l'un ne bloque jamais l'autre.

Ce qu'il est utile d'automatiser

• L'enregistrement de chaque demande, avant tout envoi.
• L'accusé de réception au vendeur, avec le délai de réponse annoncé.
• L'attribution de la demande au bon agent, selon la commune ou le type de bien.
• Le rappel à l'agent si la demande n'a pas été traitée après un délai fixé.
• L'origine de la demande : Google, publicité ou réseau social, pour savoir quel canal amène des mandats.

La dernière ligne demande l'accord du visiteur dès qu'elle passe par un cookie ou un identifiant. Sur notre site, le canal d'arrivée n'est retenu qu'avec cet accord, le temps de la visite, et rien n'est transmis à un tiers.

Ce qu'il ne faut pas automatiser

La réponse elle-même. Un vendeur qui confie la vente de sa maison attend une personne, pas un message générique. L'automatisation sert à ce que cette personne reçoive la demande à temps, avec les bonnes informations, et ne puisse pas l'oublier.

C'est l'approche de notre service d'automatisation et d'IA : des outils qui protègent chaque demande et libèrent du temps pour la relation.

Les questions à vous poser avant d'automatiser

• Où chaque demande est-elle conservée, et pendant combien de temps ?
• Qui peut la lire, et avec quel accès ?
• Que se passe-t-il si un outil tombe en panne : qui est prévenu ?
• Le vendeur sait-il ce que deviennent ses données ?

Les coordonnées d'un vendeur et la description de son bien sont des données personnelles. Les automatiser ne dispense pas de savoir où elles vont : au contraire, chaque outil ajouté est un endroit de plus à protéger. La politique de confidentialité de votre site doit le dire en clair.

Une automatisation se teste comme une alarme : régulièrement, et pour de vrai. Une fois par mois, envoyez une demande factice par votre propre formulaire et vérifiez qu'elle arrive partout où elle doit arriver : dans la base, dans la boîte de l'agence, chez l'agent concerné. Notez la date de chaque test. Le jour où un client dit n'avoir jamais reçu de réponse, vous saurez si le circuit fonctionnait.

L'avis d'un client

Ce qu'il faut retenir

• Un formulaire qui n'envoie qu'un e-mail peut perdre des demandes en silence.
• Enregistrer d'abord, envoyer ensuite, sans que l'un bloque l'autre.
• Automatiser la réception, l'attribution et les rappels, pas la réponse.
• Mesurer le canal d'arrivée, avec l'accord du visiteur.

Vous voulez savoir si votre formulaire peut perdre des demandes ? Nous testons son circuit complet, de la saisie à la boîte de réception. Demandez un audit gratuit ou écrivez-nous.